论高校教学秘书队伍建设的可持续发展

吴梦秋1郑玮华2

（1．西安交通大学教务处，陕西西安710049；2．长安大学校团委，陕西西安710064）

摘要：教学秘书作为高校教学管理活动各环节最基层的实践者，其自身素质和工作能力的高低，直接影响着高校的教学管理水平。如何建设一支可持续发展的教学秘书队伍，是高校目前急需解决的一个问题。

关键词：教学秘书；可持续；发展；教学管理

提高教学质量是高等教育一贯追求的目标，教学管理是保障高校教学质量的运行载体。随着高等教育从“精英教育”向“大众化教育”迈进，高等教育的办学规模和层次更加多元化，对高校的教学管理工作也提出了更高、更新的要求。教学秘书作为高校教学管理队伍中的一支骨干力量，他们是教学管理活动中各个环节最基层的实践者、管理者、服务者和信息反馈者，其工作质量的高低、自身的素质和工作能力将直接影响学校的教学管理水平和管理效率，进而对学校的教学质量产生作用。如何建立一支可持续发展的教学秘书队伍，是高校急需解决的问题。

一、教学秘书在教学管理工作中的地位和作用

加强教学管理，是提高教学质量的重要前提和基础。在教学管理过程中，教学秘书传达工作指导，反馈工作信息，沟通特殊情况，记载、整理工作检查情况，提供、记载考评资料与结果。他们的地位和作用主要体现在以下几个方面：

（一）学院系部领导日常教学管理工作的参谋与助手

日常教学管理工作琐碎而繁杂，学院系部教学管理领导既要全盘负责本学院的教学管理工作，同时还担负具体的教学科研任务，无法事事亲身、处处亲临，因此，大量的日常教务管理工作需要由教学秘书来完成。如：(1)根据教学计划的要求与学院老师的实际，科学、周密地编排课程表，检查、落实教师的停课、调课、补课情况，保证教学计划的正常执行；(2)协助学院领导检查、落实各课程大纲的制定情况；(3)及时、认真地完成教务处及学院领导布置的各项任务；(4)协助学院领导落实教学任务，收集、检查、整理教师开课计划表，上报教务处；(5)协助学院领导组织和协调毕业班的论文答辩工作；(6)精心安排期中、期末等课程考试的时间、地点及监考人员；(7)协助教务处、学院领导做好每学期教师工作量的考核工作。

（二）教学管理网络的桥梁与纽带

在教学管理过程中，教学秘书是学校教务管理部门与具体教学单位之间的纽带，是师生之间沟通的桥梁，处在教学运转的中心枢纽地位，起着不可替代的协调作用。教学秘书上接受学校教务处、学院领导的指导，下联结广大教师和学生的切身利益，他们在日常工作中，借助有效的沟通手段协调学院与校部机关、各部门以及学院之间的关系，彼此建立起相互了解、相互合作、相互促进的关系，为学校各学院系部之间的教学管理工作提供方便快捷的沟通渠道，为提高工作效率奠定良好的基础，对提高教学质量发挥重要的辅助作用。

（三）教学全过程的管理和监督

教学工作是高校的中心工作，教学过程是学校进行教学工作，实现教育职能的途径，同时也是教与学相统一的特殊活动过程。教学管理的目的是管理、监督教学的全过程，最终实现提高教学质量的目标。教学秘书在教学管理中起到十分重要的作用：一方面，教学秘书平时经常协助学院系部领导进行教学质量检查，了解教学情况，收集、整理教学过程的反馈信息，检查平时测验、期中和期末考试成绩和试卷质量分析的完成情况，对教学过程进行全程管理；另一方面，教学秘书在教务处的指导下，协助学院领导对教师教学质量和学生学习质量展开评价，在明确目标、抓好基础、突出重点的基础上，对教学进行全程监督。

二、教学秘书队伍建设可持续发展存在的问题

新形势下教学秘书工作贯穿于整个教学管理全过程，包括：教务工作的安排与管理、教学工作的协调、学生成绩和学籍管理、其他日常管理手续办理等，工作内容琐碎繁杂，有相当的业务要求。因此，建设一支结构合理，队伍稳定，素质高，服务意识强，有动力又有活力的可持续发展的教学秘书队伍是高校必须做好的基本工作。然而长期以来教学秘书队伍没有得到应有的重视，他们人心浮动，思变求变，人员流动性强，甚至出现年年换人年年培养的局面，使教务处和学校教学工作信息传递不顺畅，工作落实不到位，教学管理质量的提高面临严峻的挑战。简言之，存在以下几方面的问题：

（一）领导重视不够，队伍变动过于频繁

随着我国高等教育的发展，教学改革不断深入，专业方向不断拓宽，办学层次不断增加，而教学秘书队伍的编制没有增加，使得大多数教学秘书工作量不断增大，每天都面对众多繁琐复杂的具体事物，而他们的工作只是教学管理工作的一部分，并且融入到了学院的日常工作之中，很难独立地体现出他们的工作成绩。它既不像搞教学的能评出个优劣，也不像搞科研的能创多少效益，所以很难引起领导的注意和重视。另外，某些高校“重教学、轻管理”，对教学管理投入不足，重视不够，从而导致教学秘书的很多想法难以实现，工作无法拓展，成绩无法体现出来。即使教学秘书工作再累、再重、再苦也无人予以评说，更不受奖惩制度的激励和约束，职称评定和晋级等基本停滞，工作干好干不好一个样，诸如此类的各种因素都无形中挫伤了他们中间大部分人的积极性和工作热情，进而大凡有能力调离教学秘书岗位的都尽力转岗，这使教学秘书队伍长期处于不稳定状态，无法实现其建设的可持续性。

（二）缺乏相关的业务培训

教学秘书业务培训的出发点和归宿是“学校教学管理水平的提高和教学秘书队伍的可持续发展”。在信息瞬息万变的新形势下，网络化办公日益普及，对教学秘书提出了更新、更高的要求，然而教学秘书队伍对教学工作仍以经验型管理为主，根本谈不上教学管理的科学化、规范化、专业化。尽管一些重点高校为了提高学校管理队伍的整体素质，聘用了一批具有硕士 (或以上 )学位的教学秘书，但教学秘书的专业性、知识性仍未得到足够重视，绝大多数学校很少对教学秘书进行业务培训。由于他们长期以来得不到现代高教管理、信息处理、网络化办公等方面的系列培训，没有经过专门、系统的学习和训练，不熟悉现代教育管理思想和管理理念，对信息的收集和处理、计算机操作不熟练，导致理论知识和技能严重欠缺，这严重阻碍了教学管理水平的提高。

（三）整体素质不高

长期以来，领导普遍认为教学秘书的工作只不过是排排课表、管管成绩、发发通知、执行和落实学校有关的教学计划和文件而已，是再平常不过的事，没什么理论可言，谁都能做。因此，在其他岗位安排不了，甚至其他岗位不要的人员都可安排在教学管理岗位，这使得部分教学秘书学历偏低，素质不高。同时，由于领导的这种偏见，加之，教学秘书本身的工作量大，事情琐碎、繁杂，工作责任重，思想压力大，为避免出现教学事故，他们往往疲于应付各项具体工作，导致大部分教学秘书没有时间进行系统的学习，进而对自身要求不高，无法充实自己，而是满足于应付眼前工作，很少认真考虑如何科学有效地管理、如何提高自己的工作水平。

三、教学秘书队伍建设可持续发展的措施

建设一支可持续发展的教学秘书队伍，是提高高校教学质量的基本保障。高校领导要像重视教师队伍建设和辅导员队伍建设那样重视教学秘书队伍的建设，学校应科学有序和因人制宜地给教学秘书提供培训、学习、讨论、晋级、晋升的机会，使他们尽快掌握教育管理科学的基本理论和专门知识，让每一位教学秘书都感到自己有良好的发展前途与方向，从而提高教学秘书的工作热情和整体素质。通过彼此交流信息，取长补短，学习借鉴兄弟院校的先进教学管理经验，开拓他们的眼界，不断更新管理思想，提高管理水平。

（一）加强思想政治素养，提高工作积极性

加强政治思想教育，促使教学秘书牢固树立“管理育人、真诚育人、服务育人”的思想，强化全心全意为教师和学生服务的思想观念。使他们明确教学管理是一项科学性、知识性和实践性很强的工作，不同于一般的行政管理工作，教学管理人员素质和水平的高低，直接影响着教学管理的质量和效果。通过思想教育，提高教学秘书的责任心和牺牲精神，提高大家的工作积极性和整体素质。

（二）建立物质激励机制，规范考核制度

物质需要是人类最基础的需要，物质激励是一种基本的激励手段。物质激励主要是通过增加工资、提高岗贴、发放奖金等形式，满足人们物质利益方面的需要，以调动人们的积极性和创造性，从而提高人们的工作效率。我们知道，如果教学秘书基本、合理的需要得不到满足，就会抑制其工作的积极性和主动性，在工作中就会表现出动力不足，主动精神不够，而一旦他们在工作中缺乏主动性，就会大大降低其工作效率，学校人才培养目标的实现也将受到严峻的考验。因此，在高校管理中，建立科学规范的物质激励机制，是调动和保持广大教职工积极性的重要手段。教学秘书作为广大教职工的一部分，高校应制定出相应的政策及工作量计算方法，每年对教学秘书进行考核评定，对事业心强、精通业务、日常教学管理工作出类拔萃的教学秘书给予相对优厚的待遇，在工资调整时，给与相应的政策倾斜。使其应有的物质需要得到满足，生活、工作中的具体困难得以解决，给教职工创造一个能够安心工作的物质条件。

（三）学校各部门给予相应重视

教学秘书是高校教学管理队伍中的一员，是教学管理活动中各个环节最基层的实践者、管理者、服务者和信息反馈者，教学秘书工作是一个多层次、多序列、多因素的动态过程，没有高效有序的教学管理，即使再好的教学设施和条件也不能卓有成效地开展教学活动。因此，高校各部门应该充分认识教学秘书在从事教学管理中的职责的重要性，肯定他们在教学管理工作中不可或缺的地位和作用，认可他们在整个教学管理环节所作的贡献。

虽然很多院校开始认识到教学秘书在教学管理工作的作用，并在物质条件、工资待遇等方面都给与相应的提高，然而，物质方面的奖励，其作用是表面的，激励深度有限，较之物质方面的奖励，精神鼓励更为重要。精神鼓励通过满足他们精神上的需要，激发他们的工作热情和上进心，从而调动他们的工作积极性。高校应该在肯定物质奖励对教学秘书队伍工作积极性的同时，突出精神因素的鼓励作用，关注教学秘书对尊重、信任、和谐、友情、荣誉、成就与发展等精神需要的满足。通过隐性的和显性的精神鼓励，从更深层次来激励他们，充分发挥他们在教学管理工作方面的主动性和自创性。

（四）提供培训、进修的机会

随着教育教学改革日益深入，许多学校都增加了办学层次，拓宽了专业方向，教学管理的业务量和信息量随之膨胀，传统的管理方式越来越不适应新形势发展的需要。教学秘书的管理知识和能力直接关系到教学管理质量的提高和管理目标的实现。为提高高校的教学管理水平和教学管理队伍的整体素质，对高校教学实行科学化、规范化、程序化的管理，教学秘书必须提高教学管理知识面，具有一定的组织能力和决策能力。为此，一方面，学校有关部门应该为他们提供机会，定期不定期地对教学秘书开展教学管理岗位短期培训，给他们创造继续学习的机会和条件，开拓他们的视野，提高其工作能力和研究能力，鼓励其以教学管理促进教学研究，以教学研究带动教学管理工作，使教学管理工作不断系统化、专业化、专家化；教务处也应根据各教学秘书的实际情况制定灵活多样的培训计划，包括自学、讲座、定期研讨、组织学术活动和参观学习等，使他们能较系统地学习各种现代化管理理论和管理方法，加强管理经验的学习与交流，积极学习和借鉴国内外其他院校在教学管理方面的先进管理经验和管理方法。另一方面，学校应为教学秘书提供进修机会，对有条件的教学秘书可以选送进行半脱产或业余时间的学历教育，使其获得学士学位或研究生学历。总之，通过各种短期培训和学历教育等方式，有效地提高教学秘书的业务素质和文化素养，调动他们的工作积极性和主观能动性，从而实现提高教学质量的最终目标。

（五）提供晋级晋升、转岗机会

现代社会竞争异常激烈，人们普遍存在危机意识，教学秘书也不例外。目前，教学秘书中最普遍的问题是：做了教学秘书几年了，职级提高了吗？有晋升机会吗？还能干几年？如果不再从事教学秘书工作，我能做什么？什么岗位能接纳我？为此，高校应该深刻体会教学秘书的职业危机感，科学进行人力资源管理，保证教学秘书群体的工作积极性： (1)职称评聘制度。高校应该在坚持总的评聘指标原则的基础上，给教学秘书队伍单设系列、单独评聘，让教学秘书队伍能跟辅导员队伍具有类似的评聘制度。(2)提供晋升机会。教学秘书中的优秀人才应进入学校组织部门的视线，为其安排更能发挥其才能的岗位，这对于调动教学秘书工作积极性是非常重要的。比如作为学院办公室主任的后备人选，因为懂得教学管理的办公室主任既能很好地带动新任教学秘书的工作，也能使整个部门的教学管理更加顺畅。(3)对获得硕士学位并有一定资质的教学秘书可安排讲授一些课程，使其逐渐向教师岗位转轨，教学秘书工作经历使他们对学校培养目标、课程设置及管理过程的理解更全面，从而对讲课产生一些积极的影响。(4)在同等条件下，校内岗位聘任时给与适当政策倾斜。教学秘书的共同特点是在工作岗位上默默无闻地付出，高校应从人性化、科学化管理角度，给在教学秘书岗位工作达到一定年限的人员一些内部优惠政策，如在学校内部可以优先安置新岗位等，解决教学秘书的后顾之忧，使他们在从事教学秘书工作时，更有动力、更有目标、有所追求。

（六）应合理更新教学秘书队伍

为保证学校和学院系、部教学工作有规律、有组织地正常运转，保持教学秘书队伍的活力，高校应合理更新教学秘书队伍，及时补充新生力量：(1)未雨绸缪，给教学秘书队伍增加新生力量。“流水不腐，户枢不蠹”，要保持教学秘书队伍活力，必须建立人才队伍合理流动机制。教学秘书“一劳永逸”是不行的，而队伍过度频繁的变动也不利于教学活动持续、稳定的开展。学校应根据各学院教学工作运转的实际情况，在中长期内合理地把教学秘书岗位可能产生的变化和空缺加以补充，使原有教学秘书的晋升和转岗不会造成岗位空缺。(2)预先做好培养开发，以“老”带“新”，缩短新秘书进入角色时间。培养开发即学院教学管理工作的发展预先有针对性地培养后备教学秘书，实现以“老”带“新”，缩短新秘书进入角色时间，当岗位出现空缺时，后备人员随即可以进入角色，这将对学院和学校的教学管理工作起到非常重要的稳定作用。

四、结束语

搞好教学秘书的思想政治工作是保持教学秘书队伍建设可持续发展的前提，给予适当物质奖励和精神鼓励是稳定教学秘书队伍的需要，培训和进修是提高队伍业务水平和工作能力的手段，晋级、晋职和转岗则是队伍发展的要求，合理更新能保持队伍活力。高校应从自身实际出发，结合教学管理队伍现状，科学运用人力资源管理理论，使教学秘书在岗位上能够稳定、高效地发挥作用，成为保证学校教学质量的中坚力量。

参考文献

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